Podstawowe zasady internetowej etykiety

Wysyłanie maili, czyli internetowych listów, stało się już praktycznie codziennością. Z poczty elektronicznej korzystamy zarówno korespondując służbowo, jak i prywatnie. Dlatego warto wiedzieć, jak to robić zgodnie z zasadami.

ZAPAMIĘTAJ
W wirtualnym świecie również obowiązują dobre maniery. Jeśli ich przestrzegamy, to mówimy, że postępujemy zgodnie z netykietą. Czyli etykietą w necie - w globalnej sieci internetowej.

MAIL ZGODNY Z ZASADAMI

1. Każdy list elektroniczny powinien być wysyłany z poważnego adresu internetowego. Najlepiej, by był on następujący: imię.nazwisko (lub jego skrót) i nazwa domeny (np. poczta.onet.pl czy gmail.com).

DOBRA RADA
Unikajmy adresów typu kotek 21 czy niunia 78. Dobrze jest mieć dwa adresy: służbową oraz prywatną.

2. Mail zawsze musi mieć tytuł. Powinien być czytelny i sygnalizujący sprawę. Gdy odbiorca go odczyta, będzie wiedział czy jest pilna i czy trzeba od razu odpisać, czy też można jeszcze poczekać z udzieleniem odpowiedzi.

3. List elektroniczny powinien zawierać jak najmniej treści. Musi ona naprowadzać na to, o co nam chodzi.

4. Gdy musimy przekazać wiele informacji, grupujemy je w załącznikach o odpowiednich tytułach i informujemy o tym w treści maila.

- Rozpoczynamy go słowami "Szanowny panie" lub "Dzień dobry". "Witam serdecznie" jest zarezerwowane dla osoby stojącej wyżej w hierarchii. Nie stosujmy "Z poważaniem", bo to może być źle odebrane - wyjaśnia Łukasz Kosiński, wykładowca Akademii Kultury i Rozwoju Osobistego w Bydgoszczy.

WAŻNE
Zwroty grzecznościowe mają ogromne znaczenie. To od nich zależy charakter wiadomości.

5. Szczególną uwagę przywiązujmy do zwrotu końcowego. - W dyplomacji maile kończą się często słowami "Łączę wyrazy szacunku" - podpowiada nasz ekspert.

6. W treści unikajmy dużych liter, bo rażą oko.

7. Ważny jest również podpis.

* Często na służbowej poczcie mamy ustawioną stopkę z naszym imieniem i nazwiskiem oraz informacją o zajmowanym stanowisku i firmie, w której pracujemy. Te dane pokazują się automatycznie, gdy tworzymy nowy mail, więc nie musimy drugi raz się podpisywać. Stopka jest też niezbędna, gdy kończymy list zapewnieniem, że w razie pytań służymy pomocą.

* W korespondencji prywatnej podpisujemy się najczęściej wyłącznie imieniem.

* Gdy ten sam mail chcemy wysłać do wielu osób (tworząc tzw. grupę adresatów), to jednocześnie nie możemy publikować wszystkich adresów. To niegrzeczne. Należy zapytać właścicieli, czy możemy dalej przekazać ich dane.

MAMY 24 GODZINY
NA ODPOWIEDŹ

1. Ponieważ korespondencja elektroniczna jest drogą szybkiego komunikowania się, więc należy odpowiedzieć na mail w ciągu doby.

UWAGA
W przypadku korespondencji międzynarodowej weźmy pod uwagę różnicę czasową.

2. W wielu firmach osobom, które wybierają się na urlop szefowie każą ustawiać automatyczną odpowiedź. Zawiera informacje, od kiedy do kiedy nie ma nas w pracy i z kim można się kontaktować podczas naszej nieobecności.

- Gdy nie ustawimy automatycznej odpowiedzi, a odbierzemy mail w telefonie komórkowym siedząc na plaży, to możemy odpisać, że jesteśmy na urlopie i skontaktujemy się po powrocie do pracy - zaznacza nasz ekspert.

3. Może się też zdarzyć, że otrzymamy mail, na który nie jesteśmy w stanie albo nie umiemy od razu odpowiedzieć. Wówczas nie oszukujmy. Uczciwie napiszmy, że prosimy, by nadawca dał nam jeszcze trochę czasu albo przyznajmy, że mamy za mało danych i prosimy o dosłanie kolejnych informacji, a wówczas chętnie udzielimy odpowiedzi.

UWAGA
Gdy zależy nam, aby ktoś natychmiast odebrał korespondencję, zadzwońmy i powiedzmy, że wysłaliśmy wiadomość i prosimy o potwierdzenie, że dotarła do odbiorcy.

4. Gdy ktoś wysyła w mailu taką prośbę o potwierdzenie, powinniśmy to zrobić i od tej chwili mamy 24 godziny na odpowiedź.

5. Jeśli sprawa nie wymaga natychmiastowego skomunikowania się lub chcemy nadać jej szczególny, oficjalny charakter, to wymagane informacje możemy wysłać tradycyjną drogą. Mail można czasem wykorzystać właśnie po to, aby poinformować kogoś, że właściwe dokumenty wyślemy pocztą.

ZAPAMIĘTAJ
W korespondencji elektronicznej unikajmy nachalności. Jeśli ktoś nam nie odpisuje, uszanujmy to. Przyjmijmy do wiadomości, że nie jest zainteresowany wymianą informacji albo w ogóle kontaktem z nami.

O ŻYCZENIACH

W okresie świąteczno-noworocznym wręcz zasadą stało się wysyłanie życzeń drogą mailową. Wbrew temu, co sądzą niektórzy: nie jest to niegrzeczne, ale uzasadnione ze względu na pośpiech dnia codziennego oraz aspekt ekonomiczny. Przesyłanie serdeczności stanowi dowód pamięci o osobach, z którymi jesteśmy związani na gruncie rodzinnym, towarzyskim czy zawodowym.

UWAGA
Pamiętajmy jednak, aby życzenia nie miały charakteru reklamy skierowanej do jak największej liczby odbiorców.

* Możemy wysłać taką samą wiadomość do ściśle określonej grupy odbiorców. Należy zaakcentować ich oryginalność i wyjątkowość, podkreślając również osobiste zaangażowanie. Istotne jest, abyśmy nie kopiowali treści, które już od kogoś otrzymaliśmy. Kierujmy się również zasadą, aby składane komuś życzenia nie były naszymi marzeniami

* Jeśli przesyłamy kartki elektroniczne, powinniśmy załączyć je w formie osobnego pliku. Nie ma nic gorszego niż konieczność przesuwania widoku ekranu, aby zobaczyć całą treść.

NASZ WIZERUNEK

Zasady netykiety odnoszą się również do innych zachowań w wirtualnym świecie. Mogą wpłynąć m.in. na to, jak będziemy odbierani w życiu zawodowym. Zastanówmy się więc, jakie zdjęcie umieścić w sieci, a zwłaszcza na portalach społecznościowych. Rozważmy również, czy będziemy udzielać się na forach, a jeśli tak - jakich. Najlepsze będą branżowe. Tu warto zabierać głos.
Pamiętajmy również o prawach autorskich, zwłaszcza wykorzystując cudze zdjęcia. To przejaw dobrych manier.

Małgorzata Wąsacz

PRZYKŁADOWY MAIL SLUŻBOWY

Tytuł: Oferta współpracy.

Szanowna Pani,
w nawiązaniu do naszej ostatniej rozmowy telefonicznej przesyłam ofertę (plik w załączniku). Polecam Pani uwadze punkt drugi. Prawdopodobnie będzie to dla Pani najkorzystniejsza opcja.
W oczekiwaniu na odpowiedź,
Jan Nowak
Kierownik Działu Promocji
tel. +48 52 11 11 111
fax +48 52 11 11 112
tel. kom. 100 000 000
Firma "X" w Bydgoszczy
ul. Projektowana 41
85-000 Bydgoszcz
[email protected]
www.x.pl

PRZYKŁADOWY MAIL PRYWATNY

Tytuł: Ostatnie wakacje-cz.1.
Cześć,
zgodnie z obietnicą przesyłam Tobie zdjęcia z naszej wycieczki do Bydgoszczy. Ze względu na wielkość plików podzielę je na kilka wiadomości, prawdopodobnie cztery.
Pozdrawiam,
Janek

Oferty pracy z Twojego regionu